Společnost TRAFICON TOBACCO RETAIL s.r.o., provozuje síť více než 160 prodejen tabáku a tiskovin. Síť se dynamicky rozšiřuje a s tím se začalo ukazovat, že pracovní nástroje v několika různých systémech komplikují centrále řízení, regionálním manažerům kontrolu, prodejnám práci a všem vzájemnou komunikaci - řízení začíná být neefektivní. Potřeba jednotného komunikačního nástroje byla stále citelnější, proto se společnost rozhodla pro vytvoření centrálního systému řízení prodejen a přispěla vlastním know-how z oblasti řízení prodejní sítě.
Bylo nutno především vyřešit:
Údaje o prodejnách, výsledky kontrol a výsledky plnění zadaných cílů se nacházely v různých tabulkách a několika systémech
Komplikované zadávání úkolů a složité vyhodnocování jejich plnění
Nejednotnost záznamů, roztříštěnost informací a minimální dosah zpětné vazby z prodejen na centrálu
Fotky prodejen a další přílohy byly ukládány samostatně do souborů a složek
Hlášení poruch nebo oprav ze strany prodejny bylo řešeno skrze různé systémy bez průběžné zpětné vazby prodejně
Přímá komunikace s prodejnami byla možná pouze telefonicky nebo přes email, chyběl nástroj pro efektivní předávání informací
zpřehlednění předávání kontrolních zjištění ze strany centrály
o 0 %
zefektivnění předávání informací o každodenních obchodních výsledcích jednotlivých prodejen
Řešení
CRS (Central Retail systém) – webová aplikace na platformě air&me navržená jako centrální úložiště všech dat o prodejnách a personálu. Váže na data o prodejích, měsíční plány, cíle prodejen a regionálních manažerů. CRS umožňuje centrále i regionálním manažerům úkoly plánovat, kontrolovat a vyhodnocovat. Přímo při kontrole prodejen se na zjištěné nedostatky automaticky tvoří navazující úkoly pro nápravu. Úkoly jsou seřazeny v seznamu a také v kalendáři, kde každý pracovník vidí svůj plán práce.
Při práci s aplikací v mobilním zařízení je k úkolům možné jedním kliknutím pořizovat fotodokumentaci. V aplikaci je integrována navigace a jednoduchý systém pro telefonování jedním klikem. CRS také zajišťuje automatické plánování inventur a díky tomu se na jeden klik automaticky naplánují inventury pro všechny inventurní pracovnice. Automatické plánování inventur doplňuje kalendář inventur a automaticky zakládané checklisty.
Příběh implementace
Hlavním partnerem projektu pro NG Retail byli zástupci společnosti TRAFICON TOBACCO RETAIL se znalostí procesního know-how řízení prodejen. Cílem projektu byl systém pracující se všemi daty na jednom místě – bylo tedy nutné propojit s CRS jak systém TPOMM (ERP), který poskytuje data o prodejích, dále systém Logio, který disponuje daty o závozových dnech a systém Joomla s údaji o zaměstnancích, detailech prodejen a dalšími zdrojovými daty. Od společnosti Sazka jsou importovány výsledky prodejů Sazka produktů. Pro vyhodnocování byl připraven reportovací nástroj na platformě POWER BI.
Největší benefity
Centrální webový portál se všemi informacemi o prodejnách, úkolech, hlášeních oprav, inventurách, dostupný i z mobilních zařízení
Okamžité zobrazení výsledků checklistů v aplikaci na centrálním portále
Přímá interakce s řešitelem úkolu přes systém poznámek úkolů
Možnost přidání „Navazujícího úkolu“ pro „větvení“ dílčího úkolu
Filtrování pohledů na úkoly uživatele: kalendář či tabulkový přehled
Kontrola skutečné docházky a doby pobytu na prodejnách dle GPS polohy
Kontrola „neotevření prodejny“ s napojením na notifikační systém
Automaticky fungující reporty – např. kontrola otevření prodejny, pokles či nárůst sledovaných hodnot pro okamžité řešení s regionálním manažerem
Automatický plánovač inventur – generuje plán inventur s automatickým přiřazením inventurních pracovnic
Customizované nastavení aplikace dle role/pozice přihlášeného uživatele
Systém evidence a hlášení poruch s okamžitým odesláním na řešitele a napojením na notifikační systém
Integrace Power BI reportů - pohledy na aktuální data a výsledky: obraty, marketingové plány, marže, zisk, výsledky inventur, stav úkolů)
Výsledek
Aplikace CRS na platformě air&me agreguje data nezbytná pro řízení prodejen na jednom místě a vyhodnocuje je prostřednictvím POWER BI. Centrála i manažeři tak můžou on-line sledovat stav plnění úkolů prodejen, jak se prodejna v čase zlepšuje/zhoršuje a činit okamžité kroky. Významně se zlepšila komunikace s prodejnami, prodejny samotné mají náhled na vlastní reporty.
„Nový systém pro řízení prodejen je pro nás velmi důležitým nástrojem, díky kterému velmi rychle a přehledně komunikujeme s regionálními manažery i prodejnami samotnými. Zadávání, kontrola a vyhodnocování úkolů se mnohonásobně zefektivnila a zpřehlednila. A velkým bonusem je zprostředkování aktuálních informací srozumitelnou grafikou prodejnám samotným, takže hned ví jak jsou na tom v plnění stanovených marketingových a prodejních cílů.“
Informace o prodejnách a personálu na jednom místě
Data v Power BI dostupná prodejnám
Kalendář úkolů
NG Retail s.r.o.
NG Retail s.r.o je mladá společnost navazující na již 30letou tradici dodávek specializovaných SW řešení pro maloobchod - retail. Díky týmu zkušených seniorních konzultantů má ambici přinášet stávajíCím i budoucím klientům řešení, které je ušito na míru jejich byznysu, vnáší do něj přehled, pomáhá ho akcelerovat a dále rozvíjet tak, aby bylo připraveno na změny, které přináší moderní retail. Jejím nejnovějším produktem je pokladna POS NG, která je v současné době nejmodernější na trhu a zvládne obsloužit jak non-foodový segment (móda, hračky, sport, tabák...), tak i prodej v oblasti fastfoodu.
TRAFICON TOBACCO RETAIL s.r.o.
je česká síť, čítající více než 160 moderních prodejen s tabákovými výrobky, tiskovinami a loterijními službami. Na trhu je již 25 let a je součástí české investiční společnosti DT-holding a.s., která má ve svém portfoliu řadu úspěšných a perspektivních firem z mnoha oborů. TRAFICON TOBACCO RETAIL podniká na základě franšízingu, takže obchodníci mají k dispozici plně vybavenou prodejnu, můžou plně profitovat z velikosti sítě, silné značky a know-how společnosti.
